会社のお金や社員情報をクラウドに預けて大丈夫？確認したい5つのこと

結論から言うと、クラウドは「預ければ安心」でも「預けたら危ない」でもありません。大切なのは、預ける前に確かめるポイントを知っておくことと、社長ご自身でできる守りを足すことです。

危険は、どんなやり方でもゼロにはなりません。紙の書類や社内のパソコンにも、盗難、火事、故障、入力ミスの危険があります。だから「危険をゼロにできるか」ではなく、「危険を小さくする工夫が重ねられているか」で見るのが現実的です。

まず知っておきたい、社員情報の基本

社員の住所、給与、マイナンバーなどは個人情報です。会社には、これらを安全に管理する責任があります。外部のサービスに預ける場合も、そのサービスがきちんと管理しているかを見る必要があります。

法律や制度の細かい決まりは変わることがあります。最新の内容は、所轄の役所や専門家（税理士・社労士）に確認してください。

確かめたいこと1：データがどこで、誰の管理で置かれているか

まず、データが置かれている場所と管理する会社を確かめます。自社でサーバー（データをしまっておく専用のコンピューター）を持たず、専門の事業者が管理するクラウドを使っているサービスもあります。

あわせて、データが日本国内にあるか、一部は海外で処理されることがあるかも見ておきましょう。海外で処理されることがあるからといって、すぐ危ないわけではありません。ただ、何がどこで扱われるのかを、サービス側が説明しているかどうかが大切です。

確かめたいこと2：通信と保存データが暗号化されているか

暗号化とは、データを第三者が読めない形に変えることです。確かめたいのは、次の2つです。

• インターネット上を行き来する間（通信中）の暗号化
• 保存されているデータ（保管中）の暗号化

通信だけ、保存だけという場合もあります。両方に対応しているかを、サービスの説明ページで探してみてください。

確かめたいこと3：他の会社のデータと分けられているか

クラウドは、たくさんの会社が同じサービスを使います。そのため、自社のデータが他の会社から見えない作りになっているかが大事です。

また、自社の中でも、全員が何でも見られる状態は避けたいところです。給与の情報は社長と経理担当だけ、というように、見られる人を絞れるかも確かめましょう。

確かめたいこと4：ログインを守る仕組みがあるか

情報が外に出る原因で多いのは、システムが破られることよりも、パスワードが知られてしまうことです。そこで役に立つのが二段階認証です。パスワードに加えて、スマホに届く確認コードも入力する方法で、パスワードが知られても、すぐには入られにくくなります。

社長がすぐできることは、次のとおりです。

• 二段階認証が使えるなら、まず社長のアカウントから有効にする
• 他のサービスとパスワードを使い回さない
• 退職した人のアカウントは、その日のうちに止める
• 見られる範囲は、仕事に必要な人だけにする
• パソコンやスマホの更新は、通知が来たら後回しにしない

確かめたいこと5：バックアップと、弱点が見つかったときの対応

機械は壊れますし、操作を間違えてデータを消すこともあります。そのときに備えて、バックアップ（予備の控え）が自動で取られているか、何日分残るのかを確かめましょう。

もう1つ大切なのが、弱点が見つかったときの対応です。サービスは多くの部品を組み合わせて作られていて、その部品の弱点（脆弱性）が世の中に公表されることがあります。公表されたときに、すばやく直す体制があるかどうかで、安全さには差が出ます。

迷ったときの進め方

全部を一度に確かめる必要はありません。次の順番で進めると、負担が少なくなります。

• 気になるサービスの「セキュリティ」や「データの取り扱い」のページを探す
• 上の5つについて、書いてあるかを確かめる
• わからない言葉は、問い合わせ窓口に聞いてみる
• 使い始めたら、社長自身の二段階認証とパスワードを整える

問い合わせたときに、わかりやすく答えてくれるかどうかも、判断の材料になります。

采配のセキュリティとデータの取り扱い

采配は、アプリのサーバー（Vercel）とデータベース（Supabase。Amazon Web Services の東京リージョン）に、専門の事業者が管理するクラウドを使っています。自社でサーバーは置いていません。データベースと写真・添付ファイルは日本国内（東京）に保管しています。ただし、AIの処理・メール・決済・LINE送信は、それぞれの事業者に必要な分だけ預けるため、国外で処理されることがあります。通信はすべて暗号化（TLS）し、保存したデータも暗号化しています。会社ごとにデータを分け、他の会社のデータは読めない作りで、データベースには行単位のアクセス制限もかけています。

ログインは二段階認証に対応していて、設定 → セキュリティ から有効にできます。使っている部品の脆弱性が公表されると自動で検知して更新し、毎週すべての部品を自動点検しています。2026年10月26日にも、使っている部品（Next.js）の重大な脆弱性をすぐに修正しました。データベース全体は毎日自動でバックアップし、7日分を保管しています。写真・添付ファイルは、複数の設備に自動で複製される保管サービスに保存しています。危険をゼロにはできないからこそ、対策を重ねています。くわしくは、采配のホームページの「セキュリティとデータの取り扱い」のページで公開しています。14日間、プロプランの対象機能を無料で試せます。カード登録は不要です。