パスワードだけでは危ない理由と、二段階認証を社内で始める方法

結論から言うと、パスワードだけで会社のデータを守るのは心もとない時代です。ログインのときに「スマホに届く確認コード」をもう一つ求める「二段階認証」を使えば、パスワードが知られても、他人は入りにくくなります。社長が一言かければ、小さな会社でも今日から始められます。

パスワードだけでは危ない理由

パスワードは「知っていれば誰でも開けられる鍵」です。鍵の形が他人に知られれば、持ち主でなくても開けられてしまいます。

パスワードが知られる道は、意外と身近にあります。

• 複数のサービスで同じパスワードを使い回している
• 誕生日や会社名など、想像しやすい言葉を使っている
• 本物そっくりの偽メールや偽のログイン画面に、うっかり入力してしまう
• パスワードを書いた紙が、パソコンの横やレジの近くに貼ってある
• 辞めた人が、パスワードをそのまま知っている

特に注意したいのが使い回しです。どこか一つのサービスからパスワードが外に出ると、同じ組み合わせで別のサービスにも入ろうとする人がいます。一か所の油断が、会社の他の道具にも広がるおそれがあります。

二段階認証とは何か

二段階認証は、ログインの確認を二回に分ける仕組みです。一回目はいつものパスワード。二回目は、スマホに表示される短い数字の確認コードです。コードは一定の時間で変わるため、パスワードだけを知っている人は先に進めません。

銀行のアプリやネット通販で、すでに使っている方も多いはずです。それと同じ考え方を、会社の仕事の道具にも広げるイメージです。

ただし、二段階認証を入れても、危険がゼロになるわけではありません。たとえば偽の画面にコードまで入力してしまえば、破られることもあります。「パスワードだけ」よりずっと安心になる、という位置づけで、ほかの対策と重ねて使うものです。

社長がすぐできる始め方

大がかりな準備はいりません。次の順番で進めると、無理なく広げられます。

• まず社長自身のログインに、二段階認証を設定する
• 次に、お金や取引先の情報を扱う人（経理・事務）から順に設定してもらう
• 全員が終わったら、「今後は全員この方法で入る」と社内で決めて伝える
• 設定のやり方を紙一枚にまとめ、新しく入った人にも渡す

社長が先にやってみせるのがコツです。自分がやっていないことを、社員にだけ求めるのは続きません。「面倒だけど会社を守るためにやる」と、理由を一言添えて伝えましょう。

つまずきやすい点と対策

始めてみると、よく出てくるのは次のような困りごとです。先に決めておくと慌てません。

• スマホの機種変更や紛失：コードを受け取るスマホが変わると入れなくなることがあります。機種変更の前に、設定の引き継ぎを済ませるよう伝えておきます。
• 会社用のスマホがない：個人のスマホを使うのが不安な人もいます。使い方を説明し、無理のない形を相談して決めましょう。
• 退職・異動のとき：辞めた人のログインは、その日のうちに止めます。ここが抜けると、せっかくの対策が意味を失います。
• パスワードの管理：使い回しをやめ、長めで推測されにくいものにします。紙に書いて貼るのはやめましょう。

法律や決まりごとも気にかけておく

お客様の名前や連絡先などの個人情報を扱う会社は、その情報が漏れたり失われたりしないよう、きちんと管理することが法律で求められています。二段階認証は、その取り組みの一つとして考えられます。

ただし、どこまでの対策が必要かは、会社の業種や扱う情報によって変わります。最新の内容は、所轄の役所や専門家（税理士・社労士など）に確認してください。

采配のセキュリティとデータの取り扱い

采配のログインは、二段階認証（パスワードと、スマホの確認コード）に対応しています。「設定」の「セキュリティ」から有効にできます。パスワードは、当社でも見られない形で保存しています。カード情報は決済会社のStripeが管理しており、采配には残りません。また、「誰が・いつ・何をしたか」を「操作記録」に残し、社長や管理者が確認できます。もっとも、危険を完全になくすことはできません。だからこそ、こうした対策を一つずつ重ねています。くわしい内容は、采配のホームページの「セキュリティとデータの取り扱い」のページで公開しています。

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