AIに会社の数字や書類を入れても大丈夫？学習に使われないかの確かめ方

結論から言うと、AIに会社の数字や書類を入れてよいかどうかは、「AIを使うか使わないか」では決まりません。「どんな契約で、どんな扱いのサービスを使うか」で決まります。確かめる点を知っておけば、社長ご自身で見分けられます。

「学習に使われる」とはどういうことか

AIの「学習」とは、入力した文章や書類の内容をAIが取り込み、今後の回答づくりに役立てることです。もし学習に使われると、入れた内容が形を変えて、ほかの人への回答に影響する心配が出てきます。

ただし、すべてのAIサービスが同じ扱いではありません。個人向けの無料サービスと、会社向けの契約とでは、データの扱いが違うことがよくあります。同じAIでも、使い方や契約によって違う場合があるので、「あのAIは大丈夫らしい」といううわさだけで決めないことが大切です。

社長がすぐ確かめられる5つのこと

利用規約やプライバシーポリシー、会社向けの案内ページを開いて、次の点を探してみてください。むずかしければ、担当者や提供会社に問い合わせても構いません。

• 学習に使われるか：「学習」「サービス改善への利用」といった言葉の近くに、入力データの扱いが書かれているか。
• 設定で学習をやめられるか：初期設定のままだと使われる場合もあるため、やめる設定があるかを見る。
• どのくらいの期間保管されるか：入力したデータが、いつまで相手の側に残るのか。
• どこで保管・処理されるか：国内か国外か。国外の場合は、その事実がきちんと書かれているか。
• 問い合わせ先があるか：困ったときに、日本語で相談できる窓口が書かれているか。

この5つが、わかりやすい言葉で書かれているサービスは、少なくとも説明する姿勢があると言えます。逆に、探しても見つからない、聞いても答えが返ってこない場合は、大事な書類を入れるのは待ったほうが安心です。

「個人用」と「会社用」を分ける

小さな会社で意外と多いのが、従業員が自分の個人アカウントで、仕事の書類をAIに入れてしまうケースです。悪気はなくても、会社として扱いを確かめていないサービスにデータが渡ってしまいます。

そこで、次のことを決めておくと安心です。

• 仕事で使ってよいAIサービスを、会社で決める。
• 個人のアカウントに、仕事の書類や数字を入れない。
• 使い始める前に、上の5つの点を社長か担当者が確認する。

入れないほうがよい情報を決めておく

どんなに説明が丁寧なサービスでも、入れる情報は必要な分だけに絞るのが基本です。まず次のものは、入れないと決めておきましょう。

• パスワードや暗証番号
• マイナンバー
• クレジットカード番号
• お客様や従業員の病気など、特にていねいな扱いが必要な情報

それ以外でも、お客様の名前や住所が必要ない作業なら、名前を伏せたり「A社」と置きかえたりして入れるだけで、心配はぐっと減ります。

なお、お客様の個人情報を外部の事業者に預けるときは、その事業者をきちんと確認し、管理する責任が会社側にあるというのが、個人情報保護法の基本的な考え方です。細かい決まりは変わることがあるので、最新の内容は所轄の役所や専門家（税理士・社労士など）に確認してください。

「絶対安全」という言葉には注意する

データの扱いに、危険がまったくゼロになるサービスはありません。「絶対安全」「100%守ります」と言い切る説明は、かえって慎重に読んだほうがよいでしょう。

大切なのは、危険がゼロにならないことを前提に、対策を何重にも重ねているかどうかです。たとえば、通信や保存データの暗号化、AIに送る情報を必要な分だけにすること、データの保管場所や期間をはっきり示すこと、などです。何をしていて、何は相手の事業者に任せているのかを、正直に説明しているサービスを選びましょう。

采配のセキュリティとデータの取り扱い

采配（SAIHAI）では、危険をゼロにはできないという前提で、次のような取り組みをしています。

• AIにはAnthropic社の「Claude」を、企業向けの契約（API）で利用しています。送ったデータやAIの回答は、AIの学習には使われません。不正な使い方を防ぐための確認として最長30日保管され、その後は自動で削除されます。AIに送るのも、必要な分だけです。
• 通信はすべて暗号化（TLS）しており、保存したデータも暗号化しています。
• データベースと、写真・添付ファイルは日本国内（東京）に保管しています。一方で、AIの処理、メール、決済、LINE送信は、それぞれの事業者に必要な分だけ預けて行うため、国外で処理されることがあります。

くわしい内容は、采配のホームページの「セキュリティとデータの取り扱い」のページで公開しています。契約前でも、どなたでもご覧いただけます。

実際の使い心地は、14日間、プロプランの対象機能を無料でお試しいただけます。カードの登録は不要です。また采配は、御社の書類の取り込みや、御社の仕事に合わせた機能をオーダーメイドで作れるのも強みで、相談や見積りは無料です。